Urkunden beglaubigen lassen: Wann ist eine amtliche Beglaubigung nötig, wo erhält man sie und was kosten beglaubigte Kopien?

Dass Menschen eine Urkunde beglaubigen müssen, ist keine alltägliche Angelegenheit. Auf der anderen Seite begleitet die Beglaubigung von Urkunden die Menschen im Laufe des Lebens und wird an verschiedenen Stellen relevant. Zu wissen, wann eine amtliche Beglaubigung nötig wird, wozu mach sie braucht und wie sie sich von einer öffentlichen Beglaubigung unterscheidet, kann also nicht schaden. Oft wissen Menschen nicht einmal, wo sie eine Beglaubigung vornehmen lassen können und welche Kosten auf sie zukommen. IN diesem Artikel klären wir über die wichtigsten Fragen auf, die im Zusammenhang mit der Beglaubigung von Urkunden immer wieder gestellt werden.

Was ist eine amtlich beglaubigte Kopie?

Eine amtlich beglaubigte Kopie ist erst einmal nichts weiter als die Kopie eines Originaldokuments. Um die Echtheit zu bestätigen, bescheinigt die Behörde die Übereinstimmung der beiden Schriftstücke. Kopien, die amtlich beglaubigt wurden, sind also mit einem Beglaubigungsvermerk versehen. So wird bei der Vorlage der Kopien bestätigt, dass sie mit den Originalen der Dokumente übereinstimmen.

Warum lässt man Urkunden beglaubigen?

Die Gründe dafür, Urkunden beglaubigen zu lassen, liegen meist darin, dass ein Dokument vorgelegt werden soll, bei dem die Echtheit bestätigt sein muss. Insbesondere, wenn die Dokumente beim Empfänger verbleiben sollen, kann nicht das Original eingereicht werden, weil es beim Besitzer bleibt.

Von wichtigen Dokumenten wie dem Zeugnis der Uni oder der Geburtsurkunde hat man ohnehin nur eine Ausführung. Diese wird verständlicherweise nicht langfristig aus der Hand gegeben.

Wann ist eine öffentliche Beglaubigung notwendig?

Eine öffentliche Beglaubigung ist dann notwendig, wenn beispielsweise die Unterschrift unter einem Dokument verifiziert werden muss. Dabei wird im Gegensatz zur amtlichen Beglaubigung nicht bestätigt, dass Original und Kopie übereinstimmen. Zweck ist auch nicht, die Echtheit des Originals zu bezeugen.

Die öffentliche Beglaubigung dient nur dazu, zu bestätigen, dass derjenige, der ein Dokument unterschreibt, auch die richtige Person ist. Wichtig ist das vor allem im Familien- und Erbrecht oder bei Kaufverträgen über Grundstücke.

Wer kann amtlich beglaubigen?

Die amtliche Beglaubigung ist ein offizieller Akt, der nicht von jeder beliebigen öffentlichen Stelle durchgeführt werden kann. Wer behördliche Urkunden beglaubigen lassen möchte oder muss, kann sich dazu an jede öffentliche Stelle wenden, die ein Dienstsiegel führt, mit dem die amtliche Beglaubigung kenntlich gemacht wird.

In vielen Fällen wenden sich Menschen, die etwas beglaubigen lassen möchten, an ihr Bürgerbüro. Doch wer kann amtlich beglaubigen, wenn das Bürgerbüro als Anlaufstelle ausscheidet? Genauso befähigt, amtlich Urkunden zu beglaubigen, ist ein Notar.

Informationen darüber, wie teuer es ist, ein Dokument beglaubigen zu lassen, finden sich bei den beglaubigenden Stellen. Die Kosten liegen bei Behörden meist zwischen 5 und 10 Euro. Bei einer notariellen Beglaubigung liegen die Kosten dagegen meist etwas höher.

Kann jede Behörde beglaubigen?

Wer darf beglaubigen? Die Frage ist an sich leicht zu beantworten. Beglaubigen darf an sich jede Behörde. Dieser Service hat allerdings Grenzen. Eine Abschrift oder die Kopie einer Personenstandsurkunde kann nur von der Behörde ausgestellt oder beglaubigt werden, die sie ausgestellt hat und das entsprechende Register führt.

Der Grund dafür liegt in der Natur von Dokumenten, die den Personenstand eines Menschen beschreiben. Durch eine Vaterschaftsanerkennung, eine Ehe oder eine Scheidung kann er sich beispielsweise verändern. Ein Original, das vor diesen Ereignissen ausgestellt wurde, gibt nicht mehr die Realität wieder. Eine Beglaubigung würde in diesem Fall ermöglichen, dass die falschen Angaben weiter in den Verkehr gebracht werden.

Wenn es um die Frage geht, wo man Personenstandsurkunden beglaubigen lassen kann, lautet die Antwort: Nicht bei jeder, sondern nur bei der zuständigen Behörde.

Wie beglaubigt man eine Kopie?

Um Kopien beispielsweise bei einem Notar beglaubigen zu lassen, ist die Unterschrift desjenigen, der das Original und die Kopie begutachtet wichtig. Notwendig sind außerdem das Siegel sowie Angaben zur Identität der vorgelegten Dokumente, zum Datum und zum Originaldokument selbst.

Kann eine Beglaubigung ablaufen?

Eine Beglaubigung hat kein Ablaufdatum oder muss vor einem bestimmten Termin genutzt werden. Grundsätzlich laufen die beglaubigten Kopien von Originaldokumenten also nicht ab. Es gibt aber Situationen, in denen eine beglaubigte Kopie nicht mehr verwendet werden sollte.

Das ist vor allem dann der Fall, wenn sich bei Personenstandsurkunden etwas verändert hat. Wurde beispielsweise eine Vaterschaft angefochten oder festgestellt oder hat die Person nach der Ausstellung der beglaubigten Kopie geheiratet oder sich scheiden lassen, stimmt die Aussage der beglaubigten Kopie nicht mehr mit der Realität überein.

Wie lang ist eine beglaubigte Kopie gültig?

Amtliche Beglaubigungen verlieren ihre Gültigkeit nicht. Durch die Vorlage der Urkunden oder Dokumente im Original konnte sich eine offizielle Stelle von der Echtheit der Schriftstücke überzeugen. An dieser Tatsache ändert sich im Nachhinein nichts mehr.

Weil die Originale nicht ungültig werden oder sich inhaltlich verändern, ändert sich auch an der Richtigkeit der Beglaubigung nichts. Zeugniskopien können nach ihrer Beglaubigung beispielsweise auch noch Jahrzehnte später verwendet werden, weil sich die vergebenen Noten nach der Beglaubigung nicht verändert haben.

Wie teuer ist die Beglaubigung eines Dokuments?

Wie teuer die Beglaubigung wird, hängt davon ab, wo sie vorgenommen wird. Bei Behörden belaufen sich die Kosten in den meisten Fällen auf 5 bis 10 Euro. Bei Notaren wird anders abgerechnet. Oft werden hier pauschal 10 Euro fällig. Üblich ist aber auch ein Preis von 1 Euro pro Seite. Abgerechnet wird meist die teurere Variante.

Muss nicht amtlich beglaubigt werden, beispielsweise, wenn man ein Zeugnis beglaubigen lassen möchte durch die Sparkasse oder, wie vor der Privatisierung noch möglich, eine Unterschrift beglaubigen lassen muss bei der Post, galten die jeweiligen Preise bei den beglaubigenden Stellen.

Zeugnisse an Schule beglaubigen lassen! Wer ein Zeugnis beglaubigen lassen muss, kann Kosten sparen, wenn er sich an seine ehemalige Schule oder Universität wendet. Für Ehemalige und Absolventen sind die Beglaubigungen von Zeugnissen dort oft günstiger als beim Notar.